Zum Steuerberater exportieren: DATEV, CSV und was der Wechsel kostet

Wer nach „accounting software tax advisor export“ sucht, möchte meist wissen, ob Buchhaltungsdaten vollständig, korrekt und ohne unnötige Nacharbeit beim Steuerberater ankommen. Entscheidend sind dabei nicht allein DATEV oder CSV, sondern auch Belegverknüpfungen, Kontenzuordnung, Exportzeiträume und die Kosten eines späteren Systemwechsels.

DATEV, CSV oder PDF: Welcher Export reicht aus?

Ein PDF mit Rechnungen oder Auswertungen ist noch kein vollständiger Buchhaltungsexport. Der Steuerberater kann die Zahlen zwar lesen, muss sie aber möglicherweise erneut erfassen. Das kostet Zeit und kann zusätzliche Gebühren verursachen.

Für die Zusammenarbeit kommen vor allem diese Formate infrage:

Exportart	Typischer Inhalt	Geeignet für
DATEV-Export	Buchungssätze, Konten, Beleginformationen und Zeiträume in einer für DATEV vorgesehenen Struktur	Kanzleien, die direkt mit DATEV arbeiten
CSV-Export	Tabellen mit Rechnungen, Zahlungen, Kunden, Ausgaben oder Buchungen	Flexible Weiterverarbeitung und Import in unterschiedliche Systeme
Belegexport	Rechnungen, Quittungen und andere Nachweise als PDF oder Bilddatei	Prüfung und Zuordnung zu Buchungssätzen
PDF-Auswertung	Einnahmen, Ausgaben, offene Posten oder betriebliche Auswertungen	Sichtkontrolle, Besprechungen und Dokumentation

Ein DATEV-Export ist meist die bequemste Lösung, wenn die Kanzlei ihn ohne manuelle Umwandlung übernehmen kann. Die Bezeichnung „DATEV-kompatibel“ genügt allerdings nicht. Zu prüfen ist, welche Felder tatsächlich übertragen werden und ob Belege eindeutig mit den Buchungen verknüpft bleiben.

CSV ist sinnvoll, wenn der Steuerberater mit einer anderen Lösung arbeitet oder die Daten vor dem Import aufbereitet. Der Nachteil liegt in der fehlenden Standardisierung. Spaltennamen, Datumsformate, Steuerschlüssel und Dezimaltrennzeichen können Nacharbeit verursachen.

Diese Fragen solltest du dem Steuerberater vor der Auswahl stellen

Die passende Exportfunktion hängt vom Arbeitsablauf der Kanzlei ab. Eine kurze Abstimmung vor Vertragsabschluss verhindert, dass ein günstiges Programm später durch manuelle Buchungen teuer wird.

Kläre insbesondere:

• Welches Dateiformat kann die Kanzlei direkt importieren?
• Werden Buchungssätze und Belege gemeinsam benötigt?
• Welcher Kontenrahmen wird verwendet, etwa SKR03 oder SKR04?
• Müssen Kostenstellen, Steuerschlüssel oder Debitorennummern übertragen werden?
• Wie werden stornierte und korrigierte Rechnungen behandelt?
• Reicht ein monatlicher Export oder benötigt die Kanzlei laufenden Zugriff?
• Welche Unterlagen werden für die EÜR oder den Jahresabschluss erwartet?
• Muss das System EU-Sachverhalte und unterschiedliche Umsatzsteuersätze abbilden?

Bei internationalen Programmen wie FreshBooks sollte zusätzlich geprüft werden, ob die bereitgestellten Exporte zum deutschen Kanzleiablauf passen. Ein allgemeiner CSV-Export kann technisch funktionieren, ist aber nicht automatisch mit einem vollständigen DATEV-Workflow gleichzusetzen. Maßgeblich ist die Rückmeldung des Steuerberaters anhand einer Testdatei.

Weitere Auswahlkriterien, Tarifunterschiede und Kostenmodelle findest du im Artikel zu pillar.

So prüfen wir den Steuerberater-Export

Funktionslisten des Anbieters zeigen selten, wie viel Nacharbeit ein Export in der Praxis verursacht. Deshalb wird für jedes untersuchte Tool dieselbe Musterbuchhaltung angelegt. Sie umfasst ein Angebot, eine Rechnung, einen Beleg und einen EÜR-Export. Anschließend wird der Steuerberater-Export real geprüft.

Dabei achten wir auf folgende Punkte:

1. Sind Rechnungsnummer, Buchungsdatum, Betrag und Umsatzsteuer korrekt enthalten?
2. Lassen sich Belege eindeutig den jeweiligen Vorgängen zuordnen?
3. Werden Gutschriften, Stornierungen und Teilzahlungen nachvollziehbar ausgegeben?
4. Bleiben Kunden- und Lieferantendaten strukturiert erhalten?
5. Kann die Exportdatei ohne manuelle Reparatur geöffnet oder importiert werden?
6. Ist ein vollständiger Datenexport auch bei Kündigung möglich?

Zusätzlich ermittelt ein Kostenrechner den effektiven Jahrespreis für mindestens 18 Kombinationen aus Rechnungsvolumen, Kundenzahl und benötigten Steuer-Funktionen. Dadurch werden Tarifgrenzen sichtbar, die ein Vergleich der monatlichen Einstiegspreise nicht abbildet.

Was ein Wechsel zum anderen Buchhaltungssystem kostet

Die Lizenz des neuen Programms ist nur ein Teil der Wechselkosten. Hinzu kommen interne Arbeitszeit, mögliche Kanzleigebühren und die Aufbereitung alter Daten.

Typische Kostenblöcke sind:

Kostenblock	Möglicher Aufwand
Datenexport	Rechnungen, Kunden, Produkte, Ausgaben und Belege herunterladen
Datenbereinigung	Dubletten, fehlerhafte Steuersätze und unvollständige Datensätze korrigieren
Import und Einrichtung	Konten, Nummernkreise, Vorlagen und Zahlungswege konfigurieren
Prüfung durch die Kanzlei	Testimport, Kontenabgleich und Kontrolle der Anfangsbestände
Schulung	Neue Abläufe für Rechnungen, Belege und Mahnungen einführen
Parallelbetrieb	Altes System vorübergehend weiterbezahlen
Archivierung	Historische Unterlagen vollständig und lesbar aufbewahren

Für eine realistische Kalkulation kannst du folgende Formel verwenden:

Wechselkosten = neue Einrichtungsgebühren + interne Arbeitsstunden × interner Stundensatz + Steuerberaterkosten + Parallelbetrieb + mögliche Restlaufzeit des alten Vertrags

Vor dem Wechsel empfiehlt sich ein Test mit einem abgeschlossenen Monat. Stimmen Summen, Steuern, offene Posten und Belegzuordnungen überein, kann der eigentliche Umstieg zu einem klar festgelegten Stichtag erfolgen. Historische Daten sollten erst gelöscht werden, wenn Aufbewahrung, Lesbarkeit und Zugriff mit der Kanzlei geklärt sind.

Häufige Fragen

Braucht mein Steuerberater zwingend einen DATEV-Export?

Nein. Manche Kanzleien können CSV-Dateien oder andere strukturierte Formate importieren. Ein DATEV-Export kann die Zusammenarbeit erleichtern, wenn die Kanzlei DATEV nutzt und die Datei alle benötigten Felder enthält. Das konkrete Format sollte vor der Softwarewahl abgestimmt werden.

Reicht eine CSV-Datei für die Steuererklärung?

Das hängt von Inhalt und Struktur der Datei ab. Eine reine Rechnungsliste enthält möglicherweise keine Kontenzuordnungen, Steuerschlüssel oder Belegverknüpfungen. Für EÜR, Umsatzsteuer und Jahresabschluss kann die Kanzlei deshalb weitere Dateien und Originalbelege benötigen.

Kann ich nach einer Kündigung noch auf alte Rechnungen zugreifen?

Das unterscheidet sich je nach Anbieter und Tarif. Vor der Kündigung sollten Rechnungen, Belege, Kundenstammdaten, Buchungen und Auswertungen vollständig exportiert werden. Prüfe außerdem, wie lange ein Lesezugriff bestehen bleibt und in welchem Format die Daten bereitstehen.

Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Softwarewechsel?

Ein Wechsel zum Beginn eines neuen Monats oder Geschäftsjahres erleichtert die Abgrenzung. Ein unterjähriger Wechsel ist ebenfalls möglich, erfordert aber einen sauberen Stichtag, abgestimmte Anfangsbestände und eine Kontrolle durch den Steuerberater.